Stoisz przed nie lada wyzwaniem. Pierwszy raz masz skontaktować się z grafikiem – tajemniczą istotą, artystyczną duszą, niesamowitym talentem, człowiekiem – ale czy na pewno człowiekiem? Może to jest jedno z tych stworzeń, które uważają się za lepszych od innych? Jak z nim rozmawiać? 

Grafik z krwi i kości

Jak napisać pierwszego maila do grafika01.png

Nie martw się! Grafik to człowiek z krwi i kości, mało tego – prawdopodobnie całkiem podobny do ciebie! Kontakt z nim nie jest wcale taki trudny, choć i zdarzają się pewnie trudniejsze przypadki. W jaki sposób kontaktować się z grafikiem? Może zacznij od tego jaka jest informacja na stronie lub portfolio grafika. Jeśli jest podany tam telefon, mail czy adres – wybierz jedną z tych opcji. Jeśli nie ma adresu, prawdopodobnie pracuje zdalnie.

Dlaczego mam wysłać maila?

Jak napisać pierwszego maila do grafika02.png

Prawdopodobnie preferowaną formą kontaktu większości grafików będzie wiadomość mailowa. Dlaczego? Jest kilka powodów. Możesz napisać ją kiedy chcesz, podać wszystkie szczegóły zamówienia, a grafik odpisze wtedy kiedy będzie miał wolną chwilę. Będzie mógł przygotować dla ciebie ofertę i wycenę na spokojnie. W trakcie projektowania wrócić do wiadomości, lub wydrukować ją – podkreślić to co najważniejsze, zapisać wstępne pomysły.

Spójny komunikat

Jak napisać pierwszego maila do grafika03.png

Jeśli już wiesz czego chcesz, napisz o wszystkim grafikowi – uwaga! – w jednej wiadomości! Jeśli nie chcesz, aby jakakolwiek informacja zaginęła, najlepiej wysłać ją w jednym mailu. Zdarzają się bowiem bardzo chaotyczni w zachowaniu klienci, którzy wysyłają na raz 10 wiadomości, dziwiąc się potem, że któraś z nich została przeoczona. Najlepiej jeśli zdecydujesz się na jedną formę przekazu, jeśli kontaktujesz się za pomocą poczty e-mailowej, nie musisz już wysyłać wiadomości na fanpage, dzwonić i wysyłać listu pocztą tradycyjną czy wiadomości w butelce.

Jeśli o czymś zapomniałeś lub kolejna sprawa pojawiła się już po wysłaniu wiadomości, a grafik jeszcze nie zdążył odpisać – odpisz na wysłaną wiadomość. Mail i tak będzie zaadresowany do grafika, jednak będzie podpięty do tej samej konwersacji. Dzięki czemu grafik będzie wiedział, że tyczy się to tego samego zapytania. Co za tym idzie – niech wasza korespondencja dotycząca jednej sprawy będzie w jednym wątku. Porządek przede wszystkim 🙂

Co powinno znaleźć się w mailu?

Jak napisać pierwszego maila do grafika04.png

Na pewno informacja o tym, czego dotyczy zapytanie czy zlecenie. Prosto i konkretnie opisz czego chcesz od grafika. Jeśli jest to projekt logo, napisz krótko jak je widzisz. Jeśli jesteś właścicielem firmy, bądź dopiero rozpoczynasz działalność – napisz jaka to będzie branża, jakie usługi będziesz wykonywać lub jakie produkty sprzedawać. Daj ogólny zarys tego czym zajmuje się twoja firma lub będzie się zajmowała. Jeśli masz wstępny pomysł, warto o nim opowiedzieć – być może grafik go zrealizuje i dopracuje dla ciebie.

Bardzo ważną rzeczą jest informacja o tym, jaka jest grupa docelowa produktu lub usługi, której dotyczy projekt. Grafik musi bowiem dopasować się stylem i przekazem do danej grupy. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że jest to niesamowicie ważna rzecz, nie tylko dla grafika, ale również dla samej firmy. To jest informacja o tym, gdzie znaleźć idealnego klienta, w jaki sposób poinformować go o swoim produkcie/usłudze, jak do niego dotrzeć, czym go zachęcić, itd. Dobrze określona grupa docelowa to skarbnica wiedzy!

Pisząc wiadomość do grafika warto zastanowić się nad celem projektu, który ma wykonać. Czy ma być to sama informacja o tym, że firma istnieje? Czy chcemy wywołać jakieś emocje? Jakie? Cele mogą być proste i złożone, od ciebie zależy jakie one są, co jest najlepsze dla twojej działalności.

Bądź szczery, powiedz jaki masz budżet

Jak napisać pierwszego maila do grafika05.png

Są graficy, którzy otwarcie mówią o tym, jaki mają cennik, jaki projekt ile kosztuje, a są tacy, którzy potrafią dopasować się do budżetu firmy. Jako przedsiębiorcy mamy określone kwoty przeznaczone na reklamę. Bardzo często zdarza się, że chcemy wydać mniej na reklamę. Pieniądze możemy zaoszczędzić nie tyle na projekcie, ale na realizacji. Dlatego warto z grafikiem porozmawiać o budżecie. Grafik może zaproponować tańsze rozwiązania, np. stworzenie plakatu w jednym lub dwóch kolorach, co ograniczy koszty druku. Może mieć również kontakt z drukarniami i firmami, które zajmują się montażem reklam. Wiele takich firm współpracuje tylko z agencjami reklamowymi i pokrewnymi działalnościami. Dzięki tym znajomościom może otrzymać całkiem spore upusty.

Ważne informacje

Jak napisać pierwszego maila do grafika06.png

Bardzo ważne jest aby poinformować grafika, co na pewno nie chcesz żeby znalazło się na projekcie, a co musi się tam pojawić. Jakich kolorów nie używać, jaki styl grafik nam odpowiada. To wszystko musi być jasno powiedziane. Coś co nam wydaje się oczywiste, dla innych może takie nie być.

Często klienci chcą dopasować wygląd grafik do swoich upodobań czy chociażby wystroju wnętrza biura. Wydaje się to dziwne, ale takie nie jest! Już śpieszę z wyjaśnieniami dlaczego. Jeśli firma klienta będzie miała logo, które mu się nie podoba, podświadomie będzie sabotował przedsięwzięcie. Dlatego jest ważne, aby dopasować projekt tak, aby podobał się zarówno klientowi, jak i grupie docelowej. Sam grafik niekoniecznie może być z projektu zadowolony, ale nie to jest najważniejsze. Najważniejszy jest sukces i zadowolenie klienta.

Załączniki do wiadomości

Jak napisać pierwszego maila do grafika07.png

Nie wahaj się przed dołączeniem do wiadomości załączników w postaci tekstów, rysunków poglądowych, przykładowych grafik, które ci się podobają. Pamiętaj jednak, aby o nich wspomnieć w treści maila, ponieważ mogą pozostać niezauważone. Odnosząc się do załączników pisz wg ich nazwy, nie tego co się na nich znajduje.

 

_________

Jeśli spodobał ci się powyższy post – sprawdź też inne z tej kategorii:

 

Advertisements